Guía completa para la planificación y conducción de la reunión anual de la asamblea en propiedades horizontales

Publicado en enero 19, 2024 2:51 pm

Si eres administrador de una copropiedad horizontal y aún no has organizado la reunión anual de asamblea acá te dejamos una guía completa para llevar a cabo esta importante reunión en propiedades horizontales que puedes realizar aprovechando este inicio de año. Esta reunión es esencial para la transparencia y la gestión efectiva de la comunidad. Aquí te describimos paso a paso lo que debes tener en cuenta para garantizar una reunión exitosa. 

1. Convocatoria:  Antes de la reunión, revisa los estatutos y regulaciones para establecer la fecha límite de convocatoria. Prepara una carta detallada que incluya fecha, hora, lugar y agenda. Adjunta documentos relevantes como informes financieros y otros informes de gestión. 

2. Agenda de la Reunión: Acá te facilitamos los puntos esenciales de la reunión que debes tener en cuenta

• Presentación y aprobación del orden del día.
• Verificación de quórum.
• Lectura y aprobación del acta anterior.
• Informe del administrador.
• Presentación y aprobación de estados financieros.
• Discusión y aprobación del presupuesto.
• Elección de la junta directiva.
• Propuestas y discusión de proyectos.
• Asuntos varios.
• Fijación de la fecha de la próxima reunión. 

3. Documentación Previa:  Envía documentos relevantes con anticipación. Anima a los propietarios a enviar preguntas previas para abordarlas durante la reunión.
4. Quórum: Verifica el quórum necesario para tomar decisiones oficiales.
5. Moderador de la Reunión: Designa a un moderador para dirigir la reunión y mantener el orden en la discusión.
6. Registro de Asistencia: Mantén un registro oficial de los presentes.
7. Presentaciones: Da la palabra a los responsables de presentaciones, como el administrador y el tesorero.
8. Debate y Votación: Facilita el debate y realiza votaciones según sea necesario.
9. Elecciones: Conducta elecciones si es necesario.
10. Asuntos Varios: Abre espacio para discutir temas adicionales.
11. Acta de la Reunión: Asegúrate de tener un registro detallado de la reunión y prepara el acta con los puntos clave.
12. Comunicación Post-Reunión: Envía un resumen a los propietarios, incluyendo resultados de votaciones y decisiones importantes.
13. Temas Comunes Discutidos en Enero:  

• Revisión del desempeño financiero. 
• Aprobación del presupuesto.
• Proyectos de mantenimiento o mejoras.
• Elección o renovación de la junta directiva.
• Políticas de seguridad y reglas de convivencia.
• Modificación de estatutos o regulaciones. 

Recuerda que la reunión anual de la asamblea es fundamental para la comunidad. Para maximizar la efectividad de la convocatoria, te recomendamos aprovechar las herramientas digitales disponibles, como LaComunidad.CO. Esta plataforma facilita la notificación rápida y eficiente a todos los miembros, además de proporcionar un espacio en una red social dedicada, donde puedes compartir documentos clave que deben estar al alcance de todos los residentes. Aprovechar estas soluciones digitales no solo simplificará la gestión de la convocatoria, sino que también mejorará la transparencia y participación de la comunidad en asuntos importantes. 

Siguiendo esta guía, podrás planificar y llevar a cabo una reunión efectiva que permita la participación activa de los propietarios y promueva la transparencia en la gestión de la propiedad horizontal en Colombia. 

 ¡Éxito en tu reunión anual! 

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