Tratamiento de datos

Publicado en noviembre 10, 2020 8:23 pm

Usamos tus datos para crear comunidades que hagan más fácil tu vida y las relaciones sociales dentro de tu unidad residencial.

La siguiente declaración de política de tratamiento de datos corresponde a la establecida por TSGroup S.A.S. y sirve para delimitar los usos no especificados dentro de la Política de Privacidad de LaComunidad.CO. En caso de presentarse una discrepancia entre los documentos, primará lo establecido en este último por considerarlo aplicado directamente a las necesidades específicas de LaComunidad.CO, en caso contrario se entenderá que la información no especificada en ese documento será complementada por la presente política de tratamiento de datos.

1. Información de la empresa Responsable del Tratamiento de información personal.

Razón social: TSGroup S.A.S.
Domicilio: Medellín, Antioquia, Republica de Colombia.
811.037.626-2
Dirección de correspondencia: Carrera 43a Nro. 14-109, Edificio Nova Tempo, oficina 313, El Poblado, Antioquia, República de Colombia.
Email: [email protected]
Teléfono: (57) (4) 352-37-87

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad.

En LaComunidad.Co somos transparentes, generamos valor, trabajamos con calidad y protegemos tus datos. Algunos de los fines para los que tratamos tus datos:

Proveer los servicios, beneficios y productos requeridos por los clientes.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no, con lo contratado.
Mejorar nuestros servicios ofreciendo una mejor experiencia con el ecosistema de comunidades.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los usuarios.
Informar sobre cambios en los servicios.
Evaluar la calidad de los servicios.
Cumplir con la normatividad legal de carácter tributario y/o contable.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
Envío de contenido informativo y/o publicitario referente al servicio.
Recibir notificaciones sobre las novedades en la plataforma.
Difundir anuncios, comunicados e información adaptados a los intereses.
Prevenir fraude, abusos y delitos relacionados para proteger la seguridad y la sustentabilidad de toda LaComunidad.Co.
Proteger tus derechos, los de los otros usuarios, lo de las mascotas y los de nuestra empresa.
Colaborar con los administradores de las unidades residenciales, residentes, propietarios y arrendatarios.
Brindarle seguridad a tus mascotas por medio de código QR.
Brindarle seguridad a las personas S.O.S por medio del código QR.
Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

2.1 Tipos de datos que recolectamos.

Recopilamos el contenido, las comunicaciones y otros datos que proporcionas cuando usas nuestros servicios, por ejemplo, cuando te registras para crear una cuenta, creas o compartes contenido y envías mensajes a otras personas o te comunicas con ellas. Esta información puede corresponder a datos incluidos en el contenido que proporcionas (por ejemplo, los metadatos) o relacionados con este, como el lugar donde se hizo una foto o la fecha de creación de un archivo.

Apodo o seudónimo.
Documentos legales administrativos
Nombre y foto.
Identificación.
Información de contacto (número de teléfono, domicilio, dirección de e-mail, etc.).
Censo familiar incluyendo los datos personales de los menores de edad.
Información de tus mascotas.
Vacunación y medicamentos de tus mascotas.
Productos de consumo de tus mascotas.
Información personal de los usuarios en condición especial. Puedes optar por proporcionar información en los campos de los formularios aspectos relacionados con tu salud o la de otras personas que tienes a cargo.
Puedes optar por proporcionar información en los campos de perfil de la comunidad en la sección personas relacionadas con el género y aspectos relacionados con la salud.
Información sobre tu ubicación desde tu dispositivo móvil
Cierta información sobre la actividad y preferencias de los usuarios y las mascotas dentro de nuestro sitio web y la red social de la comunidad a la que pertenece.

2.2 Para qué usamos tus datos.

Procesar tu información es la base para darte un excelente servicio, que puedas acceder a toda la información de tu unidad residencial de manera rápida y segura y tener funcionalidades adaptadas a tus necesidades de comunicación y colaboración.

La información que registres tanto de tu mascota como de la persona en condición S.O.S será pública por medio del código QR en caso de pérdida de la mascota o en caso de emergencia de la persona S.O.S.

De igual forma toda la información relacionada con censo, mascotas y personas S.O.S el administrador de la unidad podrá consultarla en cualquier momento.

Cabe aclarar que todos los miembros de las unidades residenciales podrán compartir información libremente en la red social dentro de los estándares permitidos como fotos, archivos, mensajes, videos y estados actualizados.

3. Derechos de los titulares.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad TSGroup S.A.S.:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TSGroup S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a TSGroup S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.
Ser informado por TSGroup S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4. Ejercicio y Procedimiento para ejercer los derechos al Habeas Data.

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.

Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

TSGroup S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con TSGroup S.A.S. así:

Correo electrónico: [email protected]

Página WEB: www.tsgroup.com.co

Así mismo, usted podrá llamar a los siguientes teléfonos: Teléfono fijo: (4) 352-37-87, Celular: 316-446-3211 en el horario de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:30 p.m. y de 1:30 p.m. a 5:30 p.m.

5. Ejercicio de los derechos.

5.1 Derecho de acceso.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, TSGroup S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de TSGroup S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

TSGroup S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

5.2 Consultas.

TSGROUP S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales TSGROUP S.A.S. garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

5.3 Reclamos.

TSGROUP S.A.S. garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia TSGROUP S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene TSGROUP S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.4 Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por TSGroup S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo 1. Rectificación y Actualización De Datos. TSGroup S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

TSGroup S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Parágrafo 2. Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TSGroup S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TSGroup S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, TSGroup S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

5.5 Revocatoria De La Autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TSGroup S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a TSGroup S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

6. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TSGroup S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

7. Deberes de TSGroup S.A.S.

Deberes de TSGroup S.A.S. cuando obra como Responsable del tratamiento de datos personales.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de TSGroup S.A.S. cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

7.1. Deberes de TSGroup S.A.S. respecto del titular del dato.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

7.2. Deberes de TSGroup S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales:

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación Colombiana.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

7.3. Deberes de TSGroup S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

7.4. Deberes de TSGroup S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.5. Deberes de TSGroup S.A.S. cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si TSGroup S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a TSGroup S.A.S. los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Transferencia internacional de datos personales

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es obligatorio, la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien TSGroup S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.

9. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: www.tsgroup.com.co o por correo electrónico enviado a los titulares.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

10. Vigencia de las políticas de tratamiento de información personal.

Las presentes políticas rigen a partir del 14/09/2018.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de TSGroup S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

10.1 Cambios en la declaración de privacidad

Si hacemos algún cambio en cómo tratamos tus datos, te avisaremos por los canales habituales, como el correo electrónico o mensajes a través de las aplicaciones de nuestra comunidad. En los casos en los que necesitemos tu aprobación, te lo comunicaremos por estos medios para que decidas si estás de acuerdo.